Los errores de comunicación virtual que está cometiendo que tienen a sus colegas, clientes y amigos gritando a sus pantallas…

Las comunicaciones virtuales pueden ser frustrantes. Juan sigue entrando y saliendo de la llamada, Manuel está tratando de hablar con el micrófono silenciado, y – al igual que usted está a punto de cerrar un trato – el perro de Julia comienza a ladrar en el fondo. ¿Le suena familiar?

Mientras muchos de nosotros luchamos para trabajar desde casa, con la multitud de distracciones y problemas tecnológicos que trae, la paciencia puede comenzar a agotarse, poniendo una tensión en nuestros comportamientos verbales, lo que resulta en rupturas de comunicación. Como era de esperar, esto puede significar que todos nos volvemos un poco irritantes, lo que demuestra que un comportamiento verbal hábil nunca había sido tan importante. Aquí les damos unos consejos para evitar irritar a amigos, clientes y colegas involuntariamente, adaptando nuestras relaciones y comunicaciones para que sean compatibles con nuestra nueva realidad virtual.

No hables por hablar.

Tal vez el mayor y más importante obstáculo a superar cuando se comunica virtualmente es evitar hablar a la vez de los demás. Puede que sea el alma de la fiesta, pero la escena ha cambiado, y necesita cambiar con ella. Una manera fácil y segura de irritar a la gente es olvidarse de escuchar, y hablar, o peor aún: gritar por encima de los demás. En su lugar, digiera la información que está recibiendo correctamente y tómese el tiempo que necesite para entender realmente lo que se ha dicho. Y recuerde, los micrófonos de los ordenadores son más sensibles de lo que cree.

Ya sea empatizar con la tía Margarita y sus gatos, o entender lo que nuestros clientes necesitan durante este momento difícil, cuando escuchamos, nos brindamos la oportunidad de explorar los deseos y necesidades de otros. Esto nos ayuda a mejorar nuestra capacidad de comunicarnos eficazmente, lo que se traduce en que la familia y los amigos se sienten amados y escuchados, los clientes y colegas se sienten valorados, entendidos, dando la impresión de que están en manos seguras mientras se toman decisiones difíciles.

Evitar el aumento de las tensiones

Discrepar en un punto y negociar una alternativa puede ser complicado en el mejor de los momentos, cuanto más cuando se está comunicando virtualmente en medio de una pandemia global. Como todos nos adaptamos a nuestra nueva normalidad, los amigos y la familia quieren recobrar las rutinas habituales de socializar (aunque virtualmente), mientras que los colegas y clientes necesitan su apoyo y seguridad continuos, a menudo en torno a problemas complicados. Tales presiones para mantener estas relaciones pueden conducir inevitablemente a tener conversaciones difíciles – algo que a menudo es más fácil de hacer cara a cara.

Hacer preguntas y probar la comprensión es clave. Si no está de acuerdo en un punto que alguien está haciendo, trate de entender por qué el asunto es importante para ellos y cuáles son sus términos “no negociables”. Este nivel de comprensión le ayudará a identificar dónde puede haber espacio para moverse en la conversación. Una vez que tenga más claro una solución, pruebe la comprensión asegurando que el nuevo acuerdo sea plenamente entendido y aceptado por todas las partes para evitar cualquier fricción futura. Puede ser tan pequeño como acordar un momento para hacer un juego con los amigos, pero en circunstancias tan extremas, incluso el más trivial de los desacuerdos puede escalar rápidamente. Haga preguntas para ayudar a desactivar las tensiones y encontrar una solución que sea mutuamente aceptable y resuman esto en beneficio de todos.

Las contrapropuestas pueden ser contraproducentes

Cuando se comunica en línea, a menudo hay un sentido de urgencia para concluir una conversación o hacer un trato; tal vez la conexión a Internet falla constantemente o usted está esperando una distracción doméstica en cualquier momento. Cuando percibimos estar bajo este tipo de presión, a menudo recurrimos a hacer contraofertas o contrapropuestas apresuradas en un intento de cerrar el trato, o completar la tarea cuanto antes, independientemente que esto conlleve:  aceptar cargas de trabajo para la semana, o alinear un acuerdo comercial serio. Las conversaciones urgentes pueden ser contraproducentes.

Una buena comunicación consiste en escuchar y entender las necesidades de los demás, manteniendo al mismo tiempo una postura fuerte. Hacer una contrapropuesta inmediatamente muestra que no está escuchando, lo que inmediatamente produce rechazo, creando conversaciones menos propensas a ser flexibles y productivas y la solución será más difícil de obtener.

Cuidado con sus comportamientos en línea

Hay una serie de comportamientos que funcionan para irritar inmediatamente a las personas en las conversaciones, ya sea en línea o en persona. El hecho de que estemos operando virtualmente, y en circunstancias atenuantes, no  significa que se le dará margen de maniobra en estos.

Son irritantes las declaraciones de autoalabanza , el uso de las palabras “justo” y “razonable” cuando se habla con la gente, pues crea ipso facto un ambiente no productivo y que puede incomodar. Estas formas pueden ser tomadas por presuntuosas y disgustar a la persona con la que está hablando y dañar las relaciones a largo plazo. Evite usarlos para mantener las conversaciones fluyendo y los espíritus levantados.

Del mismo modo, hay otras formas de comunicación que pueden indicar una falta de sinceridad. Comportamientos verbales tales como ‘estoy siendo honesto con ustedes’ o ‘ estoy tratando de ser franco’, pueden indicar no haber sido completamente honesto en el pasado, o puede estar sugiriendo que su interlocutor está siendo intencionalmente deshonesto.

Manténgase alejado de este uso del lenguaje; puede ser perjudicial para la relación que usted mantiene y puede poner a la gente a la defensiva. Esto es algo que puede conducir a la tensión y a la ruptura en la comunicación más adelante; y por supuesto, porque ahora todos nos estamos comunicando en línea, esto es algo que puede ser más difícil de recuperar en el futuro.

No deje que la etiqueta de reunión desaparezca en línea

Si está organizando una reunión de negocios en línea, no deje que sus estándares normales se esfumen, especialmente cuando se trata de tener una agenda adecuada, así como un gerente o presidente de reunión eficaz. En el mejor de los momentos, las reuniones pueden ser secuestradas por la necesidad de todos en la sala de demostrar su valía y tener su opinión. Sin embargo, un gestor de reuniones eficaz puede centrarse en gestionar la discusión en lugar de participar en ella, dando entrada a personas que tienen algo valioso que decir pero que no están tan seguras de entrar en la conversación, aclarar la información para que todos los involucrados tengan claro los resultados, así como evitar las contribuciones que no son relevantes. En el mundo en línea esto se puede hacer, posiblemente, incluso más eficientemente que en el mundo real, gracias a las características de videoconferencia como la capacidad de ‘resaltar’ a un participante en particular, o compartir enlaces o información adicional. Por lo tanto, si desea que una reunión sea eficaz y eficiente, utilice las ricas características de la tecnología disponible.

Acerca del autor

Escrito por Rachel Massey

Rachel es responsable del marketing estratégico y las comunicaciones de Huthwaite en todo el mundo. Con más de 20 años de experiencia en marketing, Rachel ha dado forma a la arquitectura de marca, ha impulsado la estrategia digital, creado contenido, producido eventos y creado comunidades para organizaciones desde pequeñas empresas hasta marcas globales.


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